5 dicas para uma boa gestão do fluxo de caixa
10 de junho de 2014 | Posted in Gestão Legal | By Tathi
Gestão do fluxo de caixa: uma definição
Antes de começarmos a listar as dicas, é importante nos determos primeiro na conceituação. A partir daí, podemos dizer que fluxo de caixa é o relatório que indica todas as receitas, despesas e investimentos realizados em um determinado período. O objetivo principal da gestão do fluxo de caixa é prever a disponibilidade financeira do empreendimento, de forma que seja possível programar investimentos, gerenciar as contas do dia a dia e avaliar políticas de valores cobrados, dentre outras decisões gerenciais. Por trabalhar com dados reais e atualizados frequentemente, o fluxo de caixa demonstra de forma clara e transparente a real situação da empresa, o que facilita a tomada dessas decisões.
Mas como realizar uma boa gestão do fluxo de caixa? Seguem algumas dicas:
1. Faça um levantamento financeiro detalhado
Antes de começar, faça um levantamento detalhado de todas as despesas (diárias, mensais, anuais e sazonais), receitas e investimentos que o escritório possui. Não se esqueça das parcelas empenhadas em compras de equipamentos, impostos e outros gastos frequentemente negligenciados.
2. Faça um bom Plano de Contas
O seu Plano de Contas, e aqui não me refiro ao contábil, mas nada impede que seja próximo dele, será o mapa das suas receitas e despesas, um detalhamento elaborado dentro do seu software de gestão onde serão lançadas todas as suas entradas e saídas. Alguns softwares de gestão já vêm com algum modelo pronto, mas, evidentemente, esse Plano de Contas deve ser adaptado à realidade do seu escritório. A elaboração adequada desse plano de contas será fundamental para o resultado do relatório final do seu fluxo de caixa.
3. Mantenha um registro minucioso
É importante registrar diariamente as entradas e saídas nas suas contas registradas em seu software de gestão, por menores que sejam. Esse registro é fundamental para que a previsão de despesas para os próximos períodos seja realista. Mesmo a compra de uma única caneta para o escritório deve ser registrada: embora esse pareça um gasto insignificante em um primeiro momento, despesas pequenas como esta, unidas, podem representar um grande susto ao final do mês.
4. Antecipe-se aos imprevistos – faça fundos de reserva
Com a estimativa das despesas e das receitas em mãos, antecipe-se a imprevistos – como a perda de um cliente ou um problema de vazamento na cozinha do escritório – fazendo fundos de reserva. Estipule percentuais e defina metas de reserva para imprevistos, por exemplo, para investimentos, de segurança, etc.
5. Seja conservador com as estimativas
Principalmente na fase do detalhamento da movimentação financeira, ao prever receitas, seja conservador: é melhor ser surpreendido com uma receita maior do que a prevista – que permitirá o investimento das sobras e a poupança para imprevistos – do que descobrir que entraram menos recursos que o esperado.
Ainda tem alguma dúvida sobre a gestão de fluxo de caixa do seu escritório ou algo a acrescentar, deixe seu comentário!
Tathiana Del Aguila
Especialista em Administração Legal. Formada em Direito pelo Centro Universitário de Brasília – UNICEUB, Pós-graduada em Direito Ambiental e Desenvolvimento Sustentável pela Universidade de Brasília UNB. MBA Executivo em Administração de Empresas com ênfase em Gestão pela Fundação Getúlio Vargas – FGV/RJ.
3 dicas indispensáveis para delegar tarefas com eficácia
28 de maio de 2014 | Posted in Gestão Legal | By Tathi
É muito comum, no início de um escritório de advocacia, ver os sócios empenhados em todas as atividades que envolvem o seu oficio. Além das típicas tarefas jurídicas, são eles também os responsáveis pela administração e contabilidade, além de acumularem as funções de advogados, estagiários e até secretários. Se envolver diretamente em todas as esferas do escritório tem o seu lado positivo, afinal, ao centralizar funções, é mais fácil fazer com que as coisas não saiam do controle.
No entanto, à medida em que os clientes vão aparecendo, com suas demandas e exigências específicas, é chegado o momento de começar a delegar tarefas. Uma ida ao fórum, um despacho feito e até mesmo as reuniões com os clientes significam um tempo em que o advogado poderia estar destinando às suas atividades como sócio. Delegar, no entanto, não significa, necessariamente, perder a qualidade no serviço prestado. Por esse motivo, resolvemos abordar nesse post 3 dicas fundamentais para que essa transição seja realizada com sucesso no seu escritório, ou melhor, da sua empresa.
Aqui na 4Juris nunca cansamos de lembrar que o Advogado deve ver o seu negócio como realmente é, uma empresa.
1. Defina claramente as funções
É fundamental que o sócio, antes de delegar, defina bem as funções que os advogados colaboradores e os estagiários terão durante a rotina de operações. Ao sócio, normalmente cabe o relacionamento com os clientes, o marketing jurídico, a gestão e o controle de qualidade do escritório.
Aos advogados, por outro lado, ficam delimitadas as elaborações de petições, o atendimento aos clientes (pessoalmente, por telefone, e-mails), a realização de audiências e sustentações orais.
Por fim, cabe aos estagiários todas as atividades relacionadas à agilidade dos processos, como entregas e idas ao fórum, já que o tempo é uma das principais barreiras para o sucesso de um escritório de advocacia.
2. Treine os profissionais
É importante frisar que, muitas vezes, apenas designar as funções não é suficiente. Na maioria dos casos, o treinamento se faz necessário. Para que isso seja feito, o sócio deve verificar se a pessoa que vai receber a tarefa entendeu claramente os objetivos, se tem autoridade e condições para realizá-la e, por fim, se ela tem know how para fazê-lo.
Desta forma, além de treinar estagiários e advogados nas questões práticas, uma boa estratégia pode ser a delegação gradual das atividades. Com isso, o profissional irá, aos poucos, ganhando familiaridade com os processos internos do seu escritório, o que vai facilitar muito o entrosamento.
3. Faça análises, estimativas e avaliações de rotina
Naturalmente, quando se delega uma função a alguém, é necessário que haja uma fiscalização efetiva das tarefas, pois a responsabilidade pela tarefa continua sendo de quem a delegou. Além, evidentemente, do estabelecimento de metas claras. Afinal de contas, só podemos melhorar aquilo que podemos medir.
Assim, uma das funções do sócio é supervisionar, com a ajuda de profissionais destinados à essa tarefa, todos os resultados conquistados pela equipe. Afinal, quantos processos, petições, despachos, consigo realizar em um dia com a minha equipe? Quais medidas posso tomar para acelerar todas as atividades internas e otimizar meu escritório? Sem números concretos, fica difícil realizar essas análises.
Que estratégias você tem usado para delegar funções no seu escritório? Deixe o seu comentário e conte sua experiência para a gente!
Tathiana Del Aguila
Especialista em Administração Legal. Formada em Direito pelo Centro Universitário de Brasília – UNICEUB, Pós-graduada em Direito Ambiental e Desenvolvimento Sustentável pela Universidade de Brasília UNB. MBA Executivo em Administração de Empresas com ênfase em Gestão pela Fundação Getúlio Vargas – FGV/RJ.
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