3 dicas indispensáveis para delegar tarefas com eficácia

28 de maio de 2014 | Posted in Gestão Legal | By Tathi

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 É muito comum, no início de um escritório de advocacia, ver os sócios empenhados em todas as atividades que envolvem o seu oficio. Além das típicas tarefas jurídicas, são eles também os responsáveis pela administração e contabilidade, além de acumularem as funções de advogados, estagiários e até secretários. Se envolver diretamente em todas as esferas do escritório tem o seu lado positivo, afinal, ao centralizar funções, é mais fácil fazer com que as coisas não saiam do controle.

 No entanto, à medida em que os clientes vão aparecendo, com suas demandas e exigências específicas, é chegado o momento de começar a delegar tarefas. Uma ida ao fórum, um despacho feito e até mesmo as reuniões com os clientes significam um tempo em que o advogado poderia estar destinando às suas atividades como sócio. Delegar, no entanto, não significa, necessariamente, perder a qualidade no serviço prestado. Por esse motivo, resolvemos abordar nesse post 3 dicas fundamentais para que essa transição seja realizada com sucesso no seu escritório, ou melhor, da sua empresa.

Aqui na 4Juris nunca cansamos de lembrar que o Advogado deve ver o seu negócio como realmente é, uma empresa.

1. Defina claramente as funções

É fundamental que o sócio, antes de delegar, defina bem as funções que os advogados colaboradores e os estagiários terão durante a rotina de operações. Ao sócio, normalmente cabe o relacionamento com os clientes, o marketing jurídico, a gestão e o controle de qualidade do escritório.

Aos advogados, por outro lado, ficam delimitadas as elaborações de petições, o atendimento aos clientes (pessoalmente, por telefone, e-mails), a realização de audiências e sustentações orais.

Por fim, cabe aos estagiários todas as atividades relacionadas à agilidade dos processos, como entregas e idas ao fórum, já que o tempo é uma das principais barreiras para o sucesso de um escritório de advocacia.

2. Treine os profissionais

É importante frisar que, muitas vezes, apenas designar as funções não é suficiente. Na maioria dos casos, o treinamento se faz necessário. Para que isso seja feito, o sócio deve verificar se a pessoa que vai receber a tarefa entendeu claramente os objetivos, se tem autoridade e condições para realizá-la e, por fim, se ela tem know how para fazê-lo.

Desta forma, além de treinar estagiários e advogados nas questões práticas, uma boa estratégia pode ser a delegação gradual das atividades. Com isso, o profissional irá, aos poucos, ganhando familiaridade com os processos internos do seu escritório, o que vai facilitar muito o entrosamento.

3. Faça análises, estimativas e avaliações de rotina

Naturalmente, quando se delega uma função a alguém, é necessário que haja uma fiscalização efetiva das tarefas, pois a responsabilidade pela tarefa  continua sendo de quem a delegou. Além, evidentemente, do estabelecimento de metas claras. Afinal de contas, só podemos melhorar aquilo que podemos medir.

Assim, uma das funções do sócio é supervisionar, com a ajuda de profissionais destinados à essa tarefa, todos os resultados conquistados pela equipe. Afinal, quantos processos, petições, despachos, consigo realizar em um dia com a minha equipe? Quais medidas posso tomar para acelerar todas as atividades internas e otimizar meu escritório? Sem números concretos, fica difícil realizar essas análises.

Que estratégias você tem usado para delegar funções no seu escritório? Deixe o seu comentário e conte sua experiência para a gente!

 

Tathiana Del Aguila
Especialista em Administração Legal. Formada em Direito pelo Centro Universitário de Brasília – UNICEUB, Pós-graduada em Direito Ambiental e Desenvolvimento Sustentável pela Universidade de Brasília UNB. MBA Executivo em Administração de Empresas com ênfase em Gestão pela Fundação Getúlio Vargas – FGV/RJ.