16 de maio de 2014 | Posted in Gestão Legal | By Tathi

Quando o advogado decide abrir seu escritório sua principal preocupação é em como vai adquirir e manter uma carteira de clientes. Sim isso é muito importante, afinal, ele precisa de recursos para manter sua nova estrutura e a si mesmo.

Dificilmente se preocupa com alguns aspectos de gestão que já lhe são muito úteis e que, principalmente, em razão de seu possível crescimento, serão fundamentais dentro de um curto período. Ocorre que, conforme sua atividade vai evoluindo, logo, logo se vê diante de um elefante branco, bem no meio da sua recepção.

Observe-se que, na verdade, um escritório de advocacia, grande ou pequeno, nada mais é do que um negócio, uma empresa, que gera renda, lucro, impostos, empregos, trabalho, serviços, negócios, informações, conhecimentos, enfim, todo um ciclo de valores e produtos. Seja em grande ou pequena proporção é assim que ele deve ser pensado e tratado, desde o seu início.

Desta forma, ao resolver por empreender pelo mercado jurídico é de suma importância que o advogado escolha um software jurídico que possa suprir todas as suas necessidades, em todos os âmbitos do seu negócio, ou seja, da sua empresa. Caso contrário, no momento em que decidir fazê-lo, porque não se iluda, mas cedo ou mais tarde isso será inevitável, o custo financeiro, operacional e, principalmente, o psicológico para si e para todos os demais colaboradores do escritório será muito mais elevado. Acredite.

Assim, seguem cinco dicas para auxiliar no processo de escolha do Software Jurídico, ou melhor, do Sistema de Gestão de Escritórios de advocacia, tanto aos advogados iniciantes, quantos aos escritórios que já estão com o elefante branco atolado no meio da sala.

1. Procure um sistema de gestão de escritório não apenas uma ferramenta jurídica.

 A primeira pergunta que você deve fazer ao sistema é – vou poder controlar todos os setores do meu escritório em um único sistema de forma integrada? Cadastro de clientes, processos, prazos, documentos, financeiro, contratos, atividades e relatórios?

2. Procure um sistema que possa se adaptar às necessidades do seu escritório.

 Vários softwares de gestão de escritórios hoje possibilitam a criação de campos personalizados. Isso geralmente é importante quando você necessita gerar algum relatório com algum dado específico.

3. Procure um sistema que possa lhe dar o suporte adequado. 

Não importa quão bom sejam os recursos que o software oferece se na hora em que você precisar utilizá-lo não houver alguém para auxiliá-lo. Da mesma maneira, se no momento em que ele der algum problema, não existir SAC imediato.

4. Procure um sistema que possua realmente um GED e que guarde o seu arquivo nele. 

Para armazenamento de dados você pode continuar fazendo em seu desktop. Gerenciamento eletrônico de documentos vai muito além de controle de localização do arquivo de origem.

5. Por fim, procure um sistema de gestão de escritórios que seja acessível de onde estiver. 

Com essa realidade virtual que nos rodeia o acesso web facilita nossas vidas e reduz nossos caminhos. Um sistema web, que me permite abrir documentos, controlar meus prazos, dar andamento em minhas tarefas, etc., de onde quer que eu esteja, não só me dá asas, mas me permite voar.

Mais uma vez vale ressaltar que os custos para a implantação de um sistema de gestão de escritórios e o trabalho para fazê-lo são bem menores se realizados desde o início da sua atividade. Se isso não foi possível, esse é o momento, comece já!

Tathiana Del Aguila
Especialista em Administração Legal. Formada em Direito pelo Centro Universitário de Brasília – UNICEUB, Pós-graduada em Direito Ambiental e Desenvolvimento Sustentável pela Universidade de Brasília UNB. MBA Executivo em Administração de Empresas com ênfase em Gestão pela Fundação Getúlio Vargas – FGV/RJ.

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