16 de maio de 2014 | Posted in Gestão Legal | By Tathi
A rotina do advogado não se limita às defesas feitas nas peças processuais ou nas audiências, em frente ao juiz. Dentro do escritório ou em contato com o cliente, ele também precisa encarar outros desafios e mostrar eficiência, adotando algumas práticas que vão além do seu conhecimento jurídico específico.
Como fazem parte de um negócio, sócios, advogados, atendentes e até mesmo os estagiários precisam trabalhar de forma integrada e prestar contas para a gestão do escritório. Quanto mais resultados e produtividade tiverem, mais estratégico será o trabalho de todos dentro da empresa.
Como muitos profissionais da área do Direito ainda não estão familiarizados com os procedimentos que podem melhorar a gestão do escritório, hoje vamos dar algumas dicas para ajudar sua equipe a ser mais produtiva. Confira!
A primeira coisa a ser feita para garantir o máximo de produtividade no escritório é definir entre seus colaboradores as funções e as responsabilidades de cada um. A medida é essencial para garantir procedimentos bem organizados, pois quando as atribuições ficam claras, ninguém atropela o trabalho do outro.
Também deve ser informada a relevância da participação dos funcionários para o desempenho geral da empresa. Assim, cada membro da equipe saberá da sua importância e se sentirá mais motivado.
Para dar conta de todas as tarefas da rotina de sócios e advogados, como produzir as peças, organizar documentos, participar de reuniões, visitar clientes e comparecer às audiências, o profissional precisa ter um controle eficiente dos compromissos, principalmente para que ele não perca nenhum prazo em relação aos processos.
A organização das tarefas fica mais fácil com uma agenda atualizada, que pode ser feita por meio de planilhas ou anotações, porém, há também programas em que o advogado insere seus compromissos, recebe alertas, verifica o que foi agendado no dia, semana ou mês e reserva um horário específico para cada atividade. Aplicativos e sistemas como o Asana, Google Calendar, Remember the Milk (RTM) e Evernote, neste sentido, são ótimas apostas para organizar tarefas, fazer notas e programar a agenda de forma simples e funcional.
O ideal é que, assim que chegar ao escritório, o colaborador cheque o que precisa fazer no dia para se organizar e, no fim do expediente, faça uma análise do que foi feito, o que está pendente e o porquê.
Lançar mão de recursos digitais também é uma boa para gerir a rotina de todo o escritório. O mercado de softwares oferece uma série de programas que, além de facilitar a gestão do trabalho jurídico, auxilia a gestão administrativa, cadastrando informações importantes de clientes e advogados da banca e permitindo o controle de despesas, faturamentos, fluxo de caixa, gerando relatórios gerenciais, dentre outras funções.
Além de aumentar a produtividade do escritório, este tipo de programa pode ser utilizado para enxugar gastos e verificar onde é preciso aplicar mais recursos.
A consulta do andamento dos processos, seja no fórum ou pelos sites dos tribunais, acaba consumindo muito tempo do advogado. Muitos escritórios contam com um profissional apenas para fazer este trabalho, no entanto, há outras maneiras de realizar a consulta processual, o que permite que este funcionário desempenhe outras tarefas que contribuam para a produtividade da banca.
Muitos softwares jurídicos possuem um recurso chamado “push de andamentos”, que automatizam a consulta em relação aos processos nos sites dos tribunais. Isso também pode ser feito para que o advogado obtenha atualizações de publicações dos diários oficiais.
Sistemas de videoconferência podem melhorar a comunicação entre os colaboradores do escritório e clientes e também entre filiais, no caso de grandes escritórios jurídicos. Esta solução tecnológica reduz custos e o tempo gasto com viagens para reuniões presenciais.
Outra vantagem de utilizar as videoconferências é que elas permitem a gravação de reuniões, depoimentos, entrevistas e declarações de testemunhas, gerando material para ser utilizado nos processos. Você pode contratar uma empresa especializada em organizar ambientes de videoconferência ou equipar os computadores do escritório com microfones e webcans.
Recorrer a processos típicos da administração e usar a tecnologia a seu favor são apenas algumas das inúmeras medidas que podem ser adotadas para aumentar a produtividade do seu escritório.
Se você conhece outras práticas, compartilhe sua experiência com a gente!
Tathiana Del Aguila
Especialista em Administração Legal. Formada em Direito pelo Centro Universitário de Brasília – UNICEUB, Pós-graduada em Direito Ambiental e Desenvolvimento Sustentável pela Universidade de Brasília UNB. MBA Executivo em Administração de Empresas com ênfase em Gestão pela Fundação Getúlio Vargas – FGV/RJ.
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